Email dan Pengelolaannya

Di era sekarang ini surat menyurat tidak lagi digunakan sebagai alat komunikasi utama. Dengan adanya internet, mulai muncul berbagai cara untuk berkomunikasi melalui jaringan internet seperti chatting, social network, dan email. Email sendiri merupakan sebuah cara yang baru untuk surat menyurat dengan menggunakan internet yang dapat langsung diterima dengan cepat oleh pengguna diseluruh dunia tanpa menunggu berhari hari lamanya. Email sendiri merupakan singkatan dari Electronic Mail yang berarti surat elektronik. Email dapat memberikan solusi pasti untuk kemudahan berkirim surat dan dapat menghemat waktu serta biaya yang digunakan untuk bersurat ria

Pada era sekarang banyak sekali situs situs penyedia email gratis seperti yahoo!, google mail, rocketmail, hotmail, dan sebagainya. Penulis sendiri lebih memilih google mail dibandingkan dengan situs penyedia lainnya dikarenakan interfacenya yang mudah dan simple serta kapasitas email yang sangat besar. Tidak lupa juga sistem keamanan pada gmail menurut penulis sangatlah bagus, seperti contohnya email spam yang jarang sekali masuk dibandingkan dengan situs penyedia lainnya.

logo Gmail

Email sendiri memiliki banyak kegunaan lain dibandingkan hanya sebagai sebuah surat elektronik. Seperti misalnya pada Yahoo! kita mengenal sebuah bentuk email sebagai mailing list, tempat dimana kita dapat ber email ria dengan orang lain yang memiliki hobi atau ketertarikan yang sama. Email juga digunakan sebagai basis sebuah website atau social media seperti contohnya Gmail yang digunakan sebagai basis blogger.com dan Google+, atau yahoo! yang biasanya digunakan sebagai basis Yahoo! Answer dan sebagainya. Kita juga dapat meng attach sebuah file baik itu berupa gambar, video, dokumen, atau sebuah folder rar dan zip pada email. Hal ini tentunya sangat membantu kita untuk mengirim berbagai file kepada orang lain tanpa harus mengupload file tersebut di online storage dan tentunya menjaga kerahasiaan file. Di masa sekarang email sering digunakan untuk sarana melamar pekerjaan dan juga mendaftarkan diri untuk beasiswa. Email juga biasanya dibutuhkan sebagai salah satu syarat untuk membuat sebuah akun jejaring sosial dan yang lain dengan harus memverifikasi email tersebut terlebih dahulu.

Dalam mengelola emai tentunya ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Tips dan trik dibawah ini tentunya akan berguna agar email pribadi tidak menyulitkan anda

1. Usahakan menggunakan nama asli anda sebagai alamat email resmi anda. Seperti contohnya miftah.fariss@gmail.com. Hal ini tentunya akan sangat membantu orang lain untuk mengingat alamat email anda. Hal ini juga akan membantu kita pada saat melamar pekerjaan dan mencari beasiswa melalui alamat email.
2. Pisahkan antara email yang digunakan untuk acara resmi dan bersosialisasi. Dengan kata lain gunakan email lebih dari satu. Hal ini tentunya menghindarkan kita dari penuhnya inbox email yang membuat kita susah untuk memilih milih email yang penting. Ini juga dapat menjadi security sistem yang kita buat sendiri untuk menghindari email email spam yang tidak penting masuk ke dalam email resmi kita. Begitupun untuk mailing list, lebih baik mailing list dipisah dari email resmi agar tidak tercampur dengan email email yang menurut anda penting
3. Rajin rajinlah untuk menghapus email spam dari dalam inbox atau pindahkan email spam tersebut kedalam folder 'spam'. Hal ini akan membantu penyedia situs email untuk menganalisa dan memblock alamat email yang telah dianggap spam. Rajin rajinlah juga untuk menghapus isi dari folder spam dan rajin mengecek di dalamnya,karena terkadang ada email yang dianggap spam oleh penyedia.
4. Rubah password setiap 1 atau 3 bulan sekali. Hal ini untuk menghindari alamat email anda dibobol orang lain dan terjaga keamanannya. Jangan lupa untuk sign out terlebih dahulu ketika anda sign in di komputer teman atau komputer umum, agar tidak dimasuki oleh pihak pihak yang tidak bertanggung jawab
5. Pada saat mendaftar email,isilah kolom kolom secara benar. Hal ini akan membantu kita apabila suatu saat email kita terbobol oleh orang lain. Seperti contohnya pada Gmail terdapat fasilitas Security Question dan juga secondary email. Isilah security question dengan benar dan juga secondary email yang masih aktif dan digunakan.
6. Dalam etika beremail,hindari kebiasaan menulis huruf besar kecil terlalu berlebihan dan juga digabungkan dengan angka angka. Gunakan etika menulis yang baik dan benar sesuai dengan EYD.
7. Apabila anda memiliki fasilitas push-email pada telepon seluler anda, gunakan fasilitas tersebut sebaik mungkin demi kemudahan anda untuk mengirimkan atau mendapatkan email dari klien atau teman anda
8. Jangan meneruskan email berantai dan email HOAX kepada teman atau kerabat. Hal ini tentunya hanya akan mengganggu kegiatan mereka

Demikian yang ingin saya sampaikan kepada para pembaca. Ingat selalu untuk menjaga email anda dan juga gunakan etika dalam penulisan email.

Dikutip dari berbagai sumber